De voorbereiding van uw stand voor een beurs of professioneel evenement is een cruciale stap die veel aandacht vereist. Of u nu kiest voor een draagbare stand of een op maat gemaakte stand, het is essentieel om de opbouw en afbouw goed te organiseren om uw deelname aan het evenement te optimaliseren. Hier zijn enkele praktische tips om deze belangrijke stappen te laten slagen en onaangename verrassingen te vermijden.
De opbouw van uw stand anticiperen
Als u heeft gekozen voor een draagbare stand, is deze meestal ontworpen om eenvoudig en snel op te zetten. Als u echter een op maat gemaakte stand heeft, moeten er verschillende elementen worden voorzien :
- Technische voorzieningen regelen: Afhankelijk van de grootte en configuratie van uw stand, heeft u misschien elektriciteit, water en internet nodig. Deze behoeften moeten van tevoren aan de organisator van het evenement worden doorgegeven.
- Documenten op tijd invullen: De reserveringsformulieren, zoals die voor technische diensten of de expositieruimte, moeten 1 tot 2 maanden voor het evenement worden ingevuld.
- Transport van het materiaal: Zorgt u zelf voor het vervoer van uw stand of schakelt u een transporteur in? Als u voor de tweede optie kiest, plan uw verzending van tevoren om extra kosten voor last-minute leveringen te voorkomen.
Organisatie van de opbouw
Het zelf opbouwen van uw stand kan een economische optie zijn, maar onderschat het werk niet. Hier zijn enkele aanbevelingen om het u gemakkelijker te maken:
- Gereedschap en uitrusting: Zorg voor een karretje om uw standonderdelen gemakkelijk van de parkeerplaats naar uw locatie te vervoeren. Houd er rekening mee dat u niet altijd dicht bij de ingang kunt parkeren.
- Opslag en bescherming van materiaal: Voor regelmatige beurzen is het de moeite waard om te investeren in stevige opbergkisten om uw visuals, panelen en verlichting te beschermen. Dit vermindert het risico op schade.
- Veiligheid en identificatie: Label elk onderdeel van uw stand tijdens de afbouw voor een eenvoudigere heropbouw bij toekomstige evenementen. Verwijder direct waardevolle apparatuur zoals computers of schermen om diefstal te voorkomen.
De afbouw: een even belangrijke stap
Net als de opbouw vereist de afbouw een goede organisatie. Verwaarloos deze fase niet, want ook hier kunnen financiële en logistieke gevolgen aan verbonden zijn.
- Documenten en instructies voor de afbouw: Vraag ruim van tevoren de benodigde documenten aan (badges, instructies, vergunningen) voor de afbouw. Zorg er ook voor dat uw afbouwdienst alle nodige informatie heeft.
- Respecteer de deadlines: De tijden voor de afbouw zijn vaak strikt. Het niet naleven van deze deadlines kan leiden tot boetes van de organisatoren. Als u een extern bedrijf inschakelt, zorg ervoor dat zij de instructies en deadlines naleven.
- Opslag na het evenement: Heeft u na de afbouw een plek voorzien om uw materiaal op te slaan tot de volgende beurs? Als u weinig ruimte heeft, kunt u overwegen om het op te slaan bij een gespecialiseerde dienstverlener.
- Inventarisatie en vernieuwing van het materiaal: Maak een volledige inventaris van uw apparatuur om te zien wat beschadigd is, en plan vervanging of reparatie vóór uw volgende evenement.
Kosten en formaliteiten om rekening mee te houden
De opbouw en afbouw van uw stand kunnen extra kosten met zich meebrengen, vooral op het gebied van arbeidskrachten of logistiek. Houd rekening met:
- Tijd en personeel inschatten: Bereken hoeveel dagen nodig zijn voor de opbouw en afbouw en houd rekening met de kosten voor personeel, vooral als u in het weekend of ’s avonds werkt, wanneer de tarieven vaak hoger zijn.
- Douaneformaliteiten naleven: Als uw stand buiten de Europese Unie wordt opgebouwd, vergeet dan niet dat er douaneformaliteiten zijn, zoals het ATA-carnet.
- Badges en vergunningen: Vergeet ten slotte niet om badges en vergunningen te voorzien voor uw opbouw- en afbouwteam.
Het succes van uw deelname aan een beurs of professioneel evenement hangt af van een goede organisatie van de opbouw en afbouw van uw stand. Door elke stap vooruit te plannen, verkleint u het risico op onaangename verrassingen en maximaliseert u uw kans op succes. Aarzel niet om ruim van tevoren te plannen en de juiste dienstverleners in te schakelen, zodat u zich volledig kunt richten op uw commerciële doelen tijdens het evenement.
Hulp nodig bij de organisatie van uw volgende beurs? Neem nu contact met ons op !
Inspiratie of advies nodig?
Volg ons op Facebook, LinkedIn en Instagram en blijf op de hoogte van de laatste trends en onze laatste projecten.