Participer à un salon professionnel est une opportunité unique pour votre entreprise de se faire connaître, générer des leads et renforcer sa notoriété. Toutefois, réussir cet événement demande une planification rigoureuse. Sous forme d’un rétroplanning, nous revenons sur les étapes essentielles de la préparation d’un salon : depuis le choix du salon jusqu’au démontage du stand après l’événement.
Après le salon : démontage et retour du matériel
L’après-salon est tout aussi important que la préparation. Une fois le salon terminé, il est temps de démonter le stand, de vérifier que tout le matériel est bien récupéré, et de le renvoyer à l’entrepôt. Ce processus doit être organisé et méthodique pour éviter toute perte ou dégradation du matériel, mais aussi pour être prêt pour de futurs salons.
12 à 9 mois avant le salon : Choix du salon et collecte d’informations
La préparation d’un salon commence bien avant l’événement.
Choix du salon
Sélectionnez un salon en accord avec vos objectifs. Il est crucial de participer à un événement où votre cible se trouve, et où vos produits ou services seront pertinents. Pour ce faire, vous devrez analyser le profil des visiteurs et le retour sur investissement potentiel.
Visite antérieure du salon
Si possible, visitez le salon avant de vous y inscrire, cela vous permettra de mieux comprendre son fonctionnement, de repérer l’agencement des stands et de mieux évaluer la fréquentation.
Récolte d’informations sur le salon
Prenez contact avec les organisateurs et renseignez-vous sur les modalités d’inscription, les services proposés (logistique, sécurité, publicités, etc.) ainsi que sur les partenaires ou sponsors de l’événement.
8 à 7 mois avant le salon : Inscription et choix de l’emplacement
Inscription
Inscrivez-vous tôt pour bénéficier d’un emplacement de choix et éviter tout désagrément de dernière minute.
Choix de l’emplacement et de la surface
L’emplacement est stratégique pour maximiser votre visibilité. Essayez d’être proche des zones à fort passage (entrée, restauration, etc.) et choisissez une surface adaptée à vos besoins (présentation de produits, espace de rencontre, etc.).
6 mois avant le salon : constitution de l’équipe et définition des objectifs
Un salon est une vitrine pour votre entreprise, il est donc important de bien planifier qui représentera la société et avec quels objectifs.
Choix du personnel
Sélectionnez les membres de l’équipe qui seront présents sur le stand. Ils doivent être capables de représenter l’entreprise, d’attirer les visiteurs et de répondre aux questions.
Définition des objectifs
Fixez des objectifs clairs et mesurables pour le salon : nombre de leads, rendez-vous pris, partenaires rencontrés, etc. Cela vous aidera à évaluer votre succès après l’événement.
5 à 1 mois avant le salon : préparatifs logistiques et marketing
À l’approche du salon, la préparation s’accélère avec l’organisation des détails pratiques et de la communication autour de l’événement.
Choix du type de stand
Selon vos besoins et votre budget, optez pour un stand sur-mesure, modulaire ou standard. Pensez à la configuration, au design et à l’aspect fonctionnel pour maximiser l’interaction avec les visiteurs.
Choix du prestataire/transporteur
Choisissez un prestataire fiable pour la conception du stand et un transporteur qui assurera la livraison de votre matériel dans les délais. Assurez-vous que tout est prévu en matière de logistique.
Plan marketing
Lancez votre plan marketing pour annoncer votre participation. Utilisez les réseaux sociaux, l’emailing et vos contacts pour informer vos prospects et clients de votre présence.
Supports de communication
Créez ou mettez à jour vos supports de communication (brochures, vidéos, goodies, etc.). Ces éléments sont essentiels pour véhiculer votre message et laisser une empreinte mémorable.
30 jours avant le salon : derniers ajustements
L’événement approche, il est temps de finaliser les détails.
Impression des supports de communication
Assurez-vous que tout est imprimé et prêt à temps. Évitez les commandes de dernière minute pour ne pas courir de risque.
Approbation du plan du stand
Validez la disposition finale de votre stand avec votre prestataire et apportez les ajustements nécessaires.
Compléter le cahier technique
Remplissez tous les documents techniques demandés par l’organisateur du salon : besoins en électricité, en éclairage, mobilier, etc.
Achat des fournitures
Commandez tout ce dont vous aurez besoin pour le salon : stylos, carnets, badges, etc. Ne laissez rien au hasard.
Briefing du personnel
Organisez une réunion pour informer votre équipe sur les objectifs, les produits ou services à mettre en avant, et les rôles de chacun sur le stand.
3 jours avant le salon : transport et montage
Les préparatifs logistiques sont cruciaux à cette étape.
Transport du stand et du matériel
Assurez-vous que tout le matériel est bien envoyé au lieu du salon, et vérifiez les horaires de livraison autorisés par l’organisateur.
Montage du stand
Supervisez le montage de votre stand pour vous assurer que tout est conforme à vos attentes.
1 jour avant le salon : derniers contrôles
Vérification du stand
Passez en revue tous les détails du stand (présentation des produits, supports de communication, etc.) et assurez-vous que tout est prêt pour accueillir les visiteurs.
Briefing du personnel
Rassemblez votre équipe pour un dernier briefing sur la journée à venir. Confirmez les rôles de chacun, le discours à tenir, et les objectifs à atteindre.
Jour-J : ouverture du salon
Le jour tant attendu est enfin arrivé. Soyez accueillants, dynamiques, et à l’écoute des visiteurs. Collectez des leads, proposez des démonstrations, et surtout, faites en sorte que votre stand soit un espace convivial et engageant.
Participer à un salon professionnel est une opportunité précieuse pour renforcer votre visibilité, attirer de nouveaux clients et consolider vos relations professionnelles. Cependant, la réussite d’un salon repose sur une préparation minutieuse à chaque étape. De la sélection du salon à l’organisation du retour du matériel après l’événement, chaque détail compte.
En suivant ce planning, vous optimiserez vos chances de faire de votre participation une réussite totale. N’oubliez pas que la flexibilité et l’adaptabilité sont aussi essentielles, car chaque salon peut avoir ses spécificités.
Besoin d’inspiration ou de conseils ?
Suivez-nous sur Facebook, LinkedIn et Instagram et restez à jour des dernières tendances et de nos réalisations récentes.