Deelnemen aan een beurs is een unieke kans voor je bedrijf om zich te profileren, leads te genereren en zich te profileren. Om van dit evenement een succes te maken, is echter een rigoureuze planning nodig. In de vorm van een oefening in retroplanning bekijken we de essentiële stappen in de voorbereiding van een beurs: van het kiezen van de beurs tot het afbreken van de stand na het evenement.
Na de beurs: ontmantelen en terugbrengen van het materiaal
De periode na de beurs is net zo belangrijk als de voorbereiding. Na afloop van de beurs is het tijd om de stand te ontmantelen, te controleren of alle materiaal is verzameld en terug te brengen naar de opslagplaats. Dit proces moet georganiseerd en methodisch verlopen om verlies of schade aan de installatie te voorkomen, maar ook om klaar te zijn voor toekomstige beurzen.
12 tot 9 maanden voor de beurs: de beurs kiezen en informatie verzamelen
De voorbereiding op een beurs begint ruim voor het evenement.
De beurs kiezen
Kies een beurs die bij uw doelstellingen past. Het is cruciaal om deel te nemen aan een evenement waar uw doelgroep zich bevindt en waar uw producten of diensten relevant zullen zijn. Om dit te doen, moet u het bezoekersprofiel en het potentiële rendement op investering analyseren.
De beurs vooraf bezoeken
Bezoek, indien mogelijk, de beurs voordat u zich inschrijft. Zo weet u beter hoe de beurs werkt, hoe de stands zijn ingedeeld en hoeveel mensen er komen.
Verzamel informatie over de beurs
Neem contact op met de organisatoren en kom meer te weten over de registratieprocedures, de aangeboden diensten (logistiek, beveiliging, reclame, enz.) en de partners of sponsors van het evenement.
8 tot 7 maanden voor de beurs: Inschrijving en locatiekeuze
Inschrijving
Schrijf u vroeg in om zeker te zijn van een toplocatie en problemen op het laatste moment te voorkomen.
Keuze van de locatie en de oppervlakte
Locatie is de sleutel tot maximale zichtbaarheid. Probeer in de buurt van drukbezochte gebieden te zijn (ingangen, restaurants, enz.) en kies een oppervlakte die geschikt is voor uw behoeften (productpresentatie, vergaderruimte, enz.).
6 maanden voor de beurs: het team samenstellen en de doelstellingen bepalen
Een beurs is een showcase voor uw bedrijf, dus het is belangrijk om zorgvuldig te plannen wie het bedrijf zal vertegenwoordigen en met welke doelstellingen.
Teamleden kiezen
Selecteer de teamleden die aanwezig zullen zijn op de stand. Ze moeten in staat zijn om het bedrijf te vertegenwoordigen, bezoekers aan te trekken en vragen te beantwoorden.
Doelstellingen bepalen
Stel duidelijke, meetbare doelen voor de beurs: aantal leads, gemaakte afspraken, partners ontmoet, enz. Dit zal u helpen om uw succes na het evenement te meten.
5 tot 1 maand voor de beurs: logistieke en marketingvoorbereidingen
Als de beurs voor de deur staat, komen de voorbereidingen in een stroomversnelling met de organisatie van praktische details en communicatie rond het evenement.
Het type stand kiezen
Afhankelijk van uw behoeften en budget kiest u voor een op maat gemaakte, modulaire of standaard stand. Denk na over configuratie, ontwerp en functionaliteit om de interactie met bezoekers te maximaliseren.
Keuze van dienstverlener/transporteur
Kies een betrouwbare dienstverlener voor het ontwerp van uw stand en een vervoerder die uw materialen op tijd levert. Zorg ervoor dat alles logistiek goed geregeld is.
Marketingplan
Start uw marketingplan om uw deelname aan te kondigen. Gebruik sociale netwerken, e-mails en uw contacten om uw prospects en klanten te laten weten dat u aanwezig zult zijn.
Communicatiemateriaal
Maak of actualiseer uw communicatiemateriaal (brochures, video’s, goodies, enz.). Deze elementen zijn essentieel om uw boodschap over te brengen en een onvergetelijke indruk achter te laten.
30 dagen voor de beurs: laatste aanpassingen
Nu het evenement voor de deur staat, is het tijd om de details af te ronden.
Communicatiemateriaal afdrukken
Zorg ervoor dat alles op tijd gedrukt en klaar is. Vermijd last-minute bestellingen om risico’s te vermijden.
Het standplan goedkeuren
Valideer de definitieve lay-out van uw stand met uw leverancier en breng de nodige aanpassingen aan.
Vul de technische specificaties in
Vul alle technische documenten in die worden gevraagd door de beursorganisator: elektriciteitsvereisten, verlichting, meubilair, enz.
Benodigdheden kopen
Bestel alles wat u nodig hebt voor de beurs: pennen, notitieboekjes, badges, enz. Laat niets aan het toeval over.
Briefing personeel
Organiseer een vergadering om uw team te briefen over de doelstellingen, de producten of diensten die moeten worden gepromoot en de rol van elke persoon op de stand.
3 dagen voor de beurs: transport en montage
Logistieke voorbereidingen zijn cruciaal in dit stadium.
De stand en de apparatuur vervoeren
Zorg ervoor dat alle apparatuur naar de beurslocatie wordt vervoerd en controleer de door de organisator toegestane levertijden.
Montage van de stand
Houd toezicht op de opbouw van uw stand om er zeker van te zijn dat alles aan uw verwachtingen voldoet.
1 dag voor de beurs: laatste controles
Voer een laatste controle uit voordat de beurs opent.
Stand controleren
Neem alle details van de stand door (productpresentatie, communicatiemateriaal, enz.) en zorg ervoor dat alles klaar is om bezoekers te verwelkomen.
Briefing personeel
Verzamel uw team voor een laatste briefing op de komende dag. Bevestig ieders rol, de boodschap die moet worden overgebracht en de doelen die moeten worden bereikt.
D-Day: de beurs opent
De langverwachte dag is eindelijk aangebroken. Wees gastvrij, dynamisch en attent voor bezoekers. Verzamel leads, bied demonstraties aan en zorg er vooral voor dat uw stand een vriendelijke en boeiende ruimte is.
Deelnemen aan een beurs is een waardevolle kans om uw naamsbekendheid te vergroten, nieuwe klanten aan te trekken en uw professionele relaties te verstevigen. Het succes van een beurs hangt echter af van een zorgvuldige voorbereiding in elk stadium. Van het selecteren van de beurs tot het organiseren van de teruggave van uw apparatuur na het evenement, elk detail telt.
Door dit schema te volgen, optimaliseer jezelf jouw kansen om van jouw deelname een groot succes te maken. Vergeet niet dat flexibiliteit en aanpassingsvermogen ook essentieel zijn, omdat elke show zijn eigen specifieke kenmerken kan hebben.
Inspiratie of advies nodig?
Volg ons op Facebook, LinkedIn en Instagram en blijf op de hoogte van de laatste trends en onze laatste projecten.